Bagaimana Elabor8 membantu University of Melbourne mengadopsi pola pikir yang gesit

Di antara sejumlah organisasi terkemuka Australia, firma konsultan Elabor8 selama bertahun-tahun telah membantu beberapa universitas dengan memanfaatkan metodologi tangkas, termasuk University of Melbourne (UoM). Melihat ke dalam proyek konsultasi dengan universitas dan hasilnya memberikan wawasan tentang nilai tambah yang dapat dibawa oleh tangkas baik ke fungsi TI dan non-TI, serta manfaat dari transisi yang dipandu oleh ahli.

Mengakhiri hari jadinya yang ke 170, University of Melbourne adalah salah satu institusi tertua dan paling dihormati di Australia, yang sepanjang sejarahnya menghasilkan banyak akademisi dan pemimpin politik yang terkenal secara internasional.

Namun, warisan yang kaya ini tidak berfungsi untuk melindungi universitas dari tantangan kontemporer, seperti gangguan digital yang meluas dan pergeseran yang diperlukan ke pembelajaran dan operasi jarak jauh yang disebabkan oleh pandemi global.

Selain itu, pengurangan dana akademik yang stabil telah menyebabkan pasar yang jauh lebih kompetitif dan menantang. Di sini, divisi Layanan Bisnis yang bertanggung jawab atas pengembangan TI baru di UoM menyadari bahwa hal itu dapat memainkan peran kunci dalam membantu universitas meningkatkan daya tanggap dan mempertahankan fokus pelanggan yang kuat, serta meningkatkan visibilitas dan transparansi di seluruh tim dan memiliki kesadaran yang lebih besar dalam memberikan nilai lebih cepat. Namun, tim merasa terasing.

Keyakinannya adalah bahwa budaya tempat kerja dapat ditingkatkan dengan pendekatan yang lebih berpusat pada tim, dan bahwa kualitas penyampaian yang lebih tinggi akan meningkatkan produktivitas dan pada gilirannya melayani persyaratan pengurangan biaya dan risiko TI. Agile dianggap sebagai solusi yang memungkinkan, dan tim Layanan Bisnis akhirnya memilih Elabor8, sebagian karena pendekatan konsultasi yang pragmatis dan sesuai dengan tujuan yang selaras dengan lingkungan bisnis unik universitas.

“Kami ingin mengubah cara kami bekerja dan cara kami berinteraksi satu sama lain,” kata Liam Whelan, Transformation Lead UoM untuk proyek tersebut. “Kami ingin menanamkan praktik yang lebih baik untuk memperkuat fokus pelanggan kami dan membantu dengan kelincahan untuk mempercepat penyampaian nilai kepada pemangku kepentingan kami. Kami percaya bahwa tangkas mungkin menjadi metode alternatif yang efektif bagi kami, dan setelah meninjau beberapa konsultan, kami memilih Elabor8 untuk membantu.”

Proyek

Untuk mendemonstrasikan bukti nilai awal dan bagaimana seluruh universitas berpotensi berfungsi, tim platform ServiceNow-nya pertama kali dipilih sebagai ‘contoh’ karena perpaduan yang baik dari orang-orang yang menghadiri peningkatan terkait cacat bersama dengan pekerjaan proyek, dengan tangkas ‘uji, pelajari, dan tingkatkan’ pendekatan yang diadopsi untuk percontohan. Inisiatif Adaptive Ways of Working (AWOW) pada akhirnya akan diluncurkan ke 70 tim lebih lanjut di berbagai fungsi.

Untuk uji coba, Elabor8 menyediakan tim ‘contoh’ dengan pelatihan dan dukungan pengiriman, termasuk pelatihan dasar-dasar tangkas, lokakarya desain dan tujuan tim, desain papan kanban (alat alur kerja visual), pemeriksaan kesehatan tim dan sesi penyewaan, dan pembuatan timbunan pekerjaan. Selama fase run, Elabor8 membentuk dan mengajarkan praktik dan irama tim yang gesit, bekerja dengan tim dalam hal nilai simpanan, alur item kerja, dan efisiensi.

Selama 21 bulan, proyek berskala ini melibatkan lebih dari 600 karyawan – bekerja di bidang terkait TI dan non-TI termasuk keuangan, sumber daya manusia, K3, fasilitas, dan layanan kampus – dilatih di lebih dari 30 kursus tangkas, menambah nilai melalui basis pengetahuan bersama. Elabor8 juga bekerja dengan universitas untuk membentuk dan memperkuat tim kepemimpinan AWOW, yang telah membantu mengidentifikasi portofolio, program, dan tim lintas fungsi baru.

hasil

Proyek ini lebih lanjut didukung oleh pendekatan berbasis data, baik sebagai sarana untuk menguji hipotesis model operasi dan untuk mendorong peningkatan melalui keberhasilan yang telah terbukti. Menurut para mitra, manfaat AWOW terbukti di seluruh universitas, hasil yang digambarkan Whelan sebagai ‘tidak dapat disangkal’. Pengukuran menunjukkan peningkatan produktivitas lebih dari 200 persen dalam keseluruhan hasil kerja, dengan tim memberikan sepertiga pekerjaan yang lebih berharga.

Secara keseluruhan, peningkatan kualitas meningkat lebih dari seperempat melalui prioritas yang lebih baik dan pengurangan tingkat cacat/tugas teknis, dengan setidaknya 30 persen pekerjaan bernilai rendah atau tanpa nilai dihilangkan bahkan sebelum mencapai tim pengiriman. Selain itu, inisiatif AWOW meningkatkan keterlibatan tim sebesar 15 persen, sementara keselarasan tim meningkat hampir 20 persen. Ada juga peningkatan positif 30 persen dalam pemahaman tentang mengapa tim ada.

“Tidak hanya tim yang menjadi bagian dari inisiatif lebih produktif, tetapi kualitas dan nilai pekerjaan yang mereka lakukan meningkat,” komentar Whelan tentang keberhasilannya. “Apa yang kami perjuangkan pada akhirnya bukan hanya pendekatan yang berbeda untuk mencapai kecepatan dalam penyampaian, tetapi sebenarnya mengatasi persepsi yang dimiliki orang tentang cara mereka tampil juga – perubahan total dalam pola pikir. Elabor8 sangat penting untuk terobosan yang kami miliki dengan tim kami.”

Leave a Comment